Моделирование процесса · Конспекты по бизнес-анализу

Что это#

Моделирование процесса (process modelling) наглядно документирует, как выполняется работа в организации: кто её выполняет и как взаимодействуют участники. Модель процесса может задавать контекст для решения, показывать текущий процесс или желаемый будущий, фиксировать последовательность действий, сопровождать текстовое описание и служить основой для анализа процесса.

Руководство BABOK® перечисляет несколько семейств нотаций:

блок-схемы и карты потока создания ценности;
диаграммы потоков данных и диаграммы деятельности UML (Unified Modeling Language);
BPMN (Business Process Model and Notation) — стандартная нотация с богатым набором событий и шлюзов;
модели IDEF (Integrated Definition);
диаграммы IGOE, которые показывают входы процесса (Inputs), регламентирующие указания (Guides: правила и политики), выходы (Outputs) и обеспечивающие ресурсы (Enablers: люди, инструменты, системы);
SIPOC и анализ потока создания ценности.

Какая нотация для кого#

Белин сравнивает пять нотаций для описания потока работ: системные блок-схемы, диаграммы потока работ с дорожками, диаграммы последовательности, диаграммы деятельности и BPMN. Самой полезной для ИТ-бизнес-аналитиков он считает диаграмму деятельности UML: она входит в стандарт, одна диаграмма охватывает много ситуаций, её символы просты, и она подталкивает думать о работе, которая идёт параллельно. Диаграммы последовательности, по его мнению, бизнес-пользователям читать трудно, а BPMN богаче, но сначала требует обучения.

Основные элементы диаграммы деятельности: начальный узел; действия (шаги); стрелки потока; решения (ромбы) со сторожевыми условиями в квадратных скобках на каждом исходящем пути; слияния, где альтернативные пути снова сходятся; события, которых ожидает поток; разветвления и соединения для параллельной работы; конечный узел; разделы, которые чаще называют дорожками (swimlanes), — по одной дорожке на каждого участника.

Книга BCS даёт практические правила рисования диаграмм с дорожками: одна дорожка на действующее лицо, которым может быть человек, команда или ИТ-система; дорожка клиента — сверху; время идёт слева направо; в начале — именованное событие; названия задач в форме «глагол + существительное»; никаких расплывчатых глаголов вроде «управлять» или «обрабатывать». Книга также различает три уровня: процесс (от триггера до результата), задачу (одно действующее лицо, один момент, один прямоугольник) и шаг (детали внутри задачи, которые обычно описывают текстом, а не рисуют).

Для тех, кто работает по ГОСТам: Попов отмечает, что эквивалентную нотацию блок-схем определяет ГОСТ 19.701-90, где они называются схемами алгоритмов и программ.

Когда применять#

Учебные таблицы показывают, что техника поддерживает широкий круг задач BABOK: всю область «Планирование и мониторинг бизнес-анализа» (3.1–3.5), 4.2 «Проведение выявления», 5.1 «Трассировка требований» и 5.2 «Поддержание требований», всю область «Анализ стратегии» (6.1–6.4), 7.1 «Спецификация и моделирование требований» и 8.4 «Оценка ограничений предприятия».

Сильные стороны, по учебным таблицам: большинство заинтересованных сторон легко читают модели процессов; модели справляются с множеством основных, параллельных и альтернативных путей; помогают выявить группы заинтересованных сторон и области для улучшения; делают явными роли, последовательность и передачи работы, а это помогает обучению, координации и соблюдению требований регуляторов.

Ограничения и альтернативы. Учебные таблицы также предупреждают: в новых подходах к поставке решений может не найтись времени на модели процессов; сложные модели становятся громоздкими, и одному человеку их трудно охватить; диаграмма сама по себе не вскрывает проблем без дальнейшего анализа и обсуждения; а там, где процессы часто меняются, модели быстро устаревают. Для движения данных используйте диаграммы потоков данных; для обмена сообщениями между системами — диаграммы последовательности; для жизненного цикла одного объекта — моделирование состояний.

Как это делать#

Определите цель и аудиторию: общее понимание, анализ, автоматизация, обучение или соответствие требованиям регуляторов. От этого зависят нотация и уровень детализации.
Задайте границы: событие-триггер, конечный результат, владелец процесса, что входит в границы и что за ними.
Выберите нотацию: простые дорожки для бизнес-аудитории; BPMN, когда нужны точные события и шлюзы; диаграммы деятельности для команд, которые уже работают с UML.
Соберите факты с помощью интервью, наблюдения, анализа документов или семинара.
Сначала нарисуйте основной путь от начального события до конца, по одной дорожке на действующее лицо.
Добавьте решения, альтернативы, исключения и параллельную работу. Подпишите каждый путь из точки решения сторожевым условием.
Добавьте пояснения: системы, документы и бизнес-правила; детали уровня шагов оставьте в тексте.
Пройдитесь по модели вместе с теми, кто выполняет работу, и исправьте её.
Ведите версии: владелец, дата, статус — чтобы читатели знали, актуальна ли модель.

Пример#

«Мастерская», вымышленная сеть из 12 веломастерских, моделирует свой будущий процесс ремонта — по одной дорожке на каждое действующее лицо:

Рис. 1. Будущий процесс ремонта в «Мастерской», по одной дорожке на действующее лицо. Нотация: BPMN 2.0 (основные фигуры: события, задачи, исключающие шлюзы, потоки управления)

Показать текстом

Клиент                | Забронировать время онлайн → Сдать велосипед ............ Одобрить доп. работы? → Забрать велосипед
Система бронирования  | Подтвердить время, отправить SMS ......................... Отправить фото и цену → Отправить SMS «готово»
Стойка приёма         | ............ Принять велосипед, распечатать карточку заказа ................................
Механик               | ........................ Осмотреть велосипед → [нужны доп. работы] Запросить одобрение
                      |                                       → [доп. работы не нужны] Отремонтировать велосипед → Отметить готовность

За запросом одобрения следует второе решение: [одобрено] ведёт к ремонту, [отказ] — сразу к задаче «Отметить готовность». Построение схемы вскрыло пробел: никто не отвечал за случай, когда клиент не отвечает в течение суток. Команда добавила событие-таймер и путь исключения к стойке приёма.

Частые ошибки#

Смешение уровней или одна огромная диаграмма → держите каждую диаграмму на одном уровне; ссылайтесь на подпроцессы.
Рисуют регламент, а не реальность → сверяйтесь с теми, кто делает работу.
Расплывчатые названия задач («Обработать запрос») → используйте глагол и конкретное существительное («Принять велосипед»).
Неподписанные решения → ставьте сторожевое условие на каждый исходящий путь.
Только основной путь → добавьте исключения и параллельную работу.
Нет владельца или версии → поставьте дату и назначьте владельца.

Чек-лист#

Указаны цель, аудитория и границы
Нотация подходит аудитории
Одна дорожка на действующее лицо, включая системы
Названы начальное событие и конечный результат
У каждого пути из точки решения есть сторожевое условие
Включены исключения и параллельные пути
Модель проверена с теми, кто выполняет работу
Записаны владелец, дата и версия

Источники и что почитать#

IIBA. A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), version 3. International Institute of Business Analysis, 2015. Рус. изд.: Руководство к своду знаний по бизнес-анализу (Руководство BABOK®), версия 3.0. Техника 10.35 «Моделирование процесса».
Watermark Learning. BABOK v3 Study Tables. 2016 (учебное пособие к Руководству BABOK). Разд. 10.35.
А. Белин. Бизнес-анализ. Этап начала проекта (тренинг «UML для IT бизнес-аналитиков»), слайды. Luxoft, 2005. (Сравнение нотаций для потока работ; элементы диаграммы деятельности.)
D. Paul, D. Yeates, J. Cadle (eds.). Business Analysis, 2nd ed. BCS, The Chartered Institute for IT, 2010. Гл. 8 (диаграммы с дорожками).
А. Попов. Свободные инструменты проектирования информационных систем: учебно-методическое пособие. Архангельск: Северный (Арктический) федеральный университет, 2012. Разд. 1.1.
ГОСТ 19.701-90 «ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения».