Анализ документов · Конспекты по бизнес-анализу

Что это#

Руководство BABOK® описывает анализ документов (document analysis) как выявление (elicitation) информации бизнес-анализа путём изучения существующих материалов о бизнес-среде и её активах. Техника особенно полезна, когда эксперт в предметной области недоступен.

Полезны материалы двух широких видов:

Документация текущего решения: бизнес-правила, техническая и учебная документация, отчёты о проблемах, прежние документы с требованиями.
Справочные исследования: исследования рынка, отраслевые стандарты, нормативные акты, организационные схемы и штатные документы.

Работа состоит из трёх частей: подготовка (найти материалы и оценить их релевантность, точность, достоверность и то, поймёт ли их аудитория), анализ (изучить содержание, найти пробелы и противоречия, выделить новые темы и записать заметки с темой, источником, открытыми вопросами и последующими действиями) и фиксация результатов в рабочих документах, иногда в наглядной форме.

Это одна из самых используемых на практике техник выявления. В опросе бизнес-аналитиков Украины 2020 года Гобов и Гученко (Gobov, Huchenko) обнаружили, что список возглавляют интервью и анализ документов, причём в аутсорсинговых компаниях анализ документов применяют чаще, чем в остальных.

Когда применять#

Применяйте анализ документов, когда:

вы приходите в проект и вам нужно быстро изучить предметную область;
вы заменяете или дорабатываете существующую систему и вам нужно знать, что она делает сегодня;
у экспертов мало времени, и вы хотите прийти к ним с конкретными вопросами;
нужно сверить результаты интервью или семинаров с письменной политикой;
нормативные акты, договоры или стандарты ограничивают решение.

Вигерс и Битти называют анализ документов одним из главных источников бизнес-правил: в старых спецификациях, нормативных актах, политиках и договорах часто есть правила, о которых никто не упоминает на интервью.

Не полагайтесь только на него. Руководство BABOK указывает, что документы могут быть устаревшими или ошибочными, их авторы могли уйти, а сама техника в основном описывает текущее состояние, а не то, что людям понадобится дальше. Кроме того, в большом массиве документов можно утонуть в деталях. Сочетайте анализ документов с интервью и наблюдением.

Как это делать#

Определите, что нужно узнать. Запишите от трёх до пяти вопросов, на которые должен ответить анализ. Это убережёт от чтения всего подряд.
Составьте перечень материалов. Спросите заинтересованные стороны, чем они пользуются каждый день, а не только что считается официальным. Запишите название, версию, дату, владельца и место хранения.
Оцените каждый источник. Актуален ли он? Кто и зачем его написал? Используется ли он на практике? Помечайте сомнительные источники, чтобы выводы из них потом подтвердить.
Читайте целенаправленно. Извлекайте факты, правила, термины, элементы данных, объёмы, роли и болевые точки. Сразу добавляйте новые термины в глоссарий.
Ищите пробелы и противоречия между документами, а также между документами и тем, что вам рассказали люди.
Записывайте находки в журнал с точной ссылкой на источник, чтобы другие могли их проверить.
Превращайте пробелы в вопросы для интервью или семинаров, адресованные конкретному человеку.
Подтвердите ключевые находки с заинтересованными сторонами, прежде чем использовать их как требования.

Пример#

У «Мастерской» (вымышленной сети веломастерских) нет письменных требований, зато бумаг много. Прежде чем с кем-то беседовать, аналитик собирает:

текущую таблицу бронирований, которую ведут в трёх мастерских;
бумажные карточки заказов, которые заполняют механики;
прайс-лист для клиентов и условия гарантии;
договор с поставщиком запчастей;
папку с письмами клиентов с жалобами;
инструкцию для стойки приёма.

Фрагмент журнала находок:

ID	Источник (версия, дата)	Тема	Находка	Пробел или противоречие	Вопрос к	Действие
`D-03`	Форма карточки заказа (без версии, используется)	Статус ремонта	В карточке есть поля «принят», «в работе», «готов»	Нет статуса «ждёт запчасти»	Управляющие мастерских	Спросить на интервью
`D-07`	Условия гарантии (буклет на 2 страницы)	Правила	На ремонт даётся гарантийный срок	В карточке заказа не записывается дата окончания гарантии	Владелец	Подтвердить правило; добавить в словарь данных
`D-11`	Договор с поставщиком	Заказ запчастей	Заказы, сделанные до определённого часа, отгружаются на следующий день	Мастерские заказывают по телефону в любое время	Поставщик запчастей, управляющие	Проверить влияние на процесс заказа запчастей
`D-14`	Письма с жалобами	Болевые точки	Во многих жалобах спрашивают: «Готов ли мой велосипед?»	—	—	Подтверждает требование об уведомлениях

Журнал даёт аналитику точные вопросы для первого раунда интервью и доказательства в пользу функции уведомлений.

Частые ошибки#

Читают всё подряд → начинайте с вопросов и останавливайтесь, когда на них получены ответы.
Документы считают истиной → сверяйтесь с теми, кто выполняет работу: регламенты часто расходятся с практикой.
Теряют след → для каждой находки записывайте точный источник, версию и страницу.
Переносят поведение старой системы в новые требования → спрашивайте, нужно ли каждое такое поведение до сих пор.
Игнорируют неформальные документы (электронные таблицы, стикеры, письма) → они часто показывают реальный процесс.
Не делятся находками → распространите журнал: заинтересованным сторонам не придётся повторяться.

Чек-лист#

Вопросы, на которые должен ответить анализ, записаны.
Для каждого источника записаны название, версия, дата и владелец.
Надёжность каждого источника оценена.
Находки ссылаются на точные места в источниках.
Пробелы и противоречия превращены в вопросы конкретным людям.
Новые термины добавлены в глоссарий.
Ключевые находки подтверждены заинтересованными сторонами.

Источники и что почитать#

IIBA. A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), version 3. International Institute of Business Analysis, 2015. Рус. изд.: Руководство к своду знаний по бизнес-анализу (Руководство BABOK®), версия 3.0. Техника 10.18 «Анализ документов».
Учебные материалы по бизнес-анализу (модуль «Выявление и сотрудничество»).
K. Wiegers, J. Beatty. Software Requirements, 3rd ed. Microsoft Press, 2013. Рус. изд.: К. Вигерс, Дж. Битти. Разработка требований к программному обеспечению, 3-е изд. М.: Русская редакция; СПб.: БХВ-Петербург, 2014. Гл. 9 (источники бизнес-правил).
D. Gobov, I. Huchenko. State of Business Analysis in Ukraine 2020. DataArt, 2020.