Выявление и сотрудничество · Конспекты по бизнес-анализу

Назначение#

Выявление (elicitation) — это получение информации от людей, из документов, данных и систем. Руководство BABOK® намеренно объединяет его с сотрудничеством (collaboration): большую часть знаний вы получаете в работе с заинтересованными сторонами, и от качества этих отношений зависит качество результата.

Два момента определяют, как стоит смотреть на эту область:

Выявление идёт постоянно. Оно продолжается всю инициативу, а не только в начале. Оно может быть запланированным (семинар по расписанию), незапланированным (разговор в коридоре, из которого вы узнаёте новое правило) или частично запланированным.
Выявление включает ваше собственное исследование. Не всё получают через вопросы. Изучение документов, анализ данных и эксперименты — тоже выявление.

С точки зрения Модели базовых понятий бизнес-анализа выявление помогает понять изменение и опасения заинтересованных сторон, шаг за шагом прояснять потребности, узнавать, какие характеристики решения важны, оценивать относительную ценность собранной информации и учитывать контекст, который может повлиять на изменение.

Задачи#

Руководство BABOK определяет пять задач.

4.1 Подготовка к выявлению. Вы решаете, какая информация нужна, от кого или из каких источников и с помощью каких техник её получить. Вы следите, чтобы участники знали, чего от них ждут, организуете логистику и при необходимости собираете справочные материалы или готовите эксперимент. Результат: план работ по выявлению.

4.2 Проведение выявления. Вы выполняете запланированные работы: беседуете с заинтересованными сторонами, изучаете источники, проводите эксперименты. Результат: результаты выявления, ещё не подтверждённые.

4.3 Подтверждение результатов выявления. Вы проверяете, что вы и заинтересованные стороны поняли одно и то же, что ваши записи точны и полны, и сопоставляете результаты с другой информацией, чтобы найти несоответствия. Результат: подтверждённые результаты выявления.

4.4 Предоставление информации бизнес-анализа. Вы доносите нужную информацию до нужных людей в нужное время, в понятном им формате и на понятном им языке. Результат: предоставленная информация бизнес-анализа.

4.5 Управление сотрудничеством с заинтересованными сторонами. Вы поддерживаете участие заинтересованных сторон в процессе анализа на протяжении всей работы, своевременно решаете проблемы сотрудничества и следите, чтобы нужный вклад участников по-прежнему можно было получить. Результат: вовлечённость заинтересованных сторон.

Основные входы и выходы#

Задача	Что на входе (упрощённо)	Что на выходе
4.1 Подготовка	Потребности, с которыми работает инициатива; подход к вовлечению заинтересованных сторон из планирования	План работ по выявлению
4.2 Проведение	План работ	Неподтверждённые результаты выявления
4.3 Подтверждение	Неподтверждённые результаты	Подтверждённые результаты; их используют анализ стратегии и анализ требований
4.4 Предоставление информации	Любая информация бизнес-анализа; подход к вовлечению	Информация, которую заинтересованные стороны получили и поняли
4.5 Управление сотрудничеством	Подход к вовлечению; оценка эффективности бизнес-анализа	Постоянная вовлечённость заинтересованных сторон

Техники, которые понадобятся чаще всего#

Учебные материалы делят работы по выявлению на три вида. Сверяйтесь с этой группировкой, чтобы не полагаться только на один вид.

Совместные (прямая работа с заинтересованными сторонами с опорой на их опыт и суждения): Интервью, Семинары (воркшопы), Фокус-группа, Мозговой штурм, Групповые игры.
Исследовательские (систематическое изучение источников, о которых заинтересованные стороны могут не знать): Анализ документов, Добыча данных, Бенчмаркинг и анализ рынка.
Экспериментальные (информация, которую можно получить, только опробовав что-то в контролируемых условиях): Наблюдение, Прототипирование.

В разных задачах также пригодятся:

Ментальные карты — при подготовке, чтобы разложить темы и вопросы.
Анализ бизнес-правил — во время выявления, чтобы уловить правила, стоящие за тем, что описывают люди.
Рассмотрение (ревью) — при подтверждении и предоставлении результатов.
Анализ полученного опыта и Анализ и управление рисками — при управлении сотрудничеством на длинной дистанции.

Практические советы#

Планируйте от пробелов, а не от техник. Начинайте план выявления с вопросов, на которые пока не можете ответить, и для каждого выбирайте самую дешёвую технику, которая даст ответ. План, в котором значатся только «интервью», обычно говорит о привычке, а не о продуманном выборе.

Сочетайте источники для перекрёстной проверки. То, что говорят люди, что написано в документах и что происходит на деле, часто расходится. По важным темам дополняйте совместную технику исследовательской или экспериментальной.

Подтверждайте быстро. Отправляйте краткое резюме каждой встречи в течение дня-двух и просите участников его поправить. Чем дольше вы ждёте, тем сильнее обе стороны «помнят» по-разному.

Отделяйте подтверждение от утверждения. Подтверждение результатов (задача 4.3) проверяет, что вы зафиксировали то, что люди имели в виду. Утверждение требований относится к области Управление жизненным циклом требований. Если смешивать одно с другим, заинтересованные стороны неохотно подтверждают черновики.

Подбирайте формат под аудиторию. Исполнительному спонсору и разработчику нужны разные представления одной и той же информации. Определяйте формат, уровень детализации и терминологию для каждой аудитории; поможет общий глоссарий.

Следите за сотрудничеством как за риском. Пропущенные встречи, медленные ответы и молчащие участники — ранние тревожные сигналы. Обсудите их со спонсором, пока они не обернулись пропущенными требованиями.

Пример: планирование выявления в «Мастерской»#

«Мастерская» (вымышленная сеть из 12 веломастерских) хочет онлайн-запись и уведомления о статусе ремонта. Первый план выявления может сочетать:

интервью с владельцем и двумя управляющими мастерскими о целях и ограничениях;
наблюдение за стойкой приёма в загруженное субботнее утро, чтобы увидеть, как на самом деле обрабатываются бронирования и звонки о статусе;
анализ документов: бумажных карточек заказов и бланков заказа поставщика запчастей;
короткий опрос клиентов об удобном времени для бронирования и предпочтительных каналах уведомлений;
семинар с управляющими, механиками и сотрудниками стойки приёма, чтобы пройти по будущему процессу бронирования.

После каждой работы аналитик отправляет резюме на одну страницу на подтверждение и заносит открытые вопросы в список отслеживания.

Источники и что почитать#

IIBA. A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), version 3. International Institute of Business Analysis, 2015. Рус. изд.: Руководство к своду знаний по бизнес-анализу (Руководство BABOK®), версия 3.0. Гл. 4 «Выявление и сотрудничество».
Учебные материалы по бизнес-анализу (практические примеры и шаблоны): карточки задач к главе 4; слайды курса по выявлению и сотрудничеству (совместные, исследовательские и экспериментальные работы по выявлению).