Планирование и мониторинг бизнес-анализа · Конспекты по бизнес-анализу

Назначение#

Прежде чем выявить хотя бы одно требование, нужен план самой аналитической работы. Руководство BABOK® выделяет его в отдельную область знаний (knowledge area), потому что её результаты (подходы и оценки) служат входами для задач во всех остальных.

С точки зрения Модели базовых понятий бизнес-анализа при планировании и мониторинге вы решаете, как запрашиваются и утверждаются изменения результатов бизнес-анализа, выбираете подход, соответствующий потребности, анализируете заинтересованные стороны, следите, чтобы сама аналитическая работа приносила ценность, и разбираетесь в контексте настолько, чтобы делать этот выбор обоснованно.

Задачи#

Руководство BABOK определяет пять задач.

3.1 Планирование подхода к бизнес-анализу. Вы решаете, как будет вестись анализ в этой инициативе: предиктивно, адаптивно или смешанно; какие работы выполнять и какие результаты готовить; когда это будет происходить; насколько формальной должна быть документация. Результат: подход к бизнес-анализу.

3.2 Планирование вовлечения заинтересованных сторон. Вы определяете, какие заинтересованные стороны важны для этого изменения, что вам нужно от каждой из них, что им нужно от вас и как вы будете сотрудничать (встречи, каналы связи, периодичность). Результат: подход к вовлечению заинтересованных сторон.

3.3 Планирование руководства бизнес-анализом. Вы определяете, как принимаются решения о требованиях и дизайнах: кто может запрашивать изменения, кто расставляет приоритеты, кто утверждает и как поступать с рисками и ресурсами анализа. Результат: подход к руководству.

3.4 Планирование управления информацией бизнес-анализа. Вы решаете, как требования, дизайны и другая информация бизнес-анализа записываются, хранятся, связываются между собой и остаются пригодными к использованию со временем, в том числе какие атрибуты отслеживать и какой уровень трассировки нужен. Результат: подход к управлению информацией.

3.5 Определение улучшений эффективности бизнес-анализа. Вы следите, как идёт аналитическая работа по сравнению с принятыми обязательствами, и ищете способы делать её лучше. Результат: оценка эффективности бизнес-анализа.

Основные входы и выходы#

Задачи образуют цепочку, и последняя возвращает результат в первую.

Задача	Что на входе (упрощённо)	Что на выходе
3.1 Подход	Уроки прошлой аналитической работы; политики и стандарты организации	Подход к бизнес-анализу
3.2 Вовлечение заинтересованных сторон	Подход; стратегия изменений и картина текущего состояния из анализа стратегии	Подход к вовлечению заинтересованных сторон
3.3 Руководство	Подход; подход к вовлечению	Подход к руководству
3.4 Управление информацией	Подход; подход к руководству	Подход к управлению информацией
3.5 Улучшение эффективности	Подход; цели по эффективности, заданные вне инициативы	Оценка эффективности (вход для следующего витка 3.1)

Техники, которые понадобятся чаще всего#

Мозговой штурм и Семинары (воркшопы) — выработать подход вместе с командой.
Оценка трудоёмкости и Функциональная декомпозиция — оценить объём аналитической работы, разбив её на части.
Бизнес-кейсы — соразмерить глубину анализа с тем, что поставлено на карту.
Интервью — узнать, чего спонсоры и ключевые заинтересованные стороны ждут от анализа.
Реестр, карта или персоны заинтересованных сторон и Организационное моделирование — найти заинтересованные стороны и понять линии полномочий.
Отслеживание вопросов и Рассмотрение (ревью) — договориться, как обрабатывать вопросы и согласования.
Анализ полученного опыта — повторить то, что сработало в прошлых инициативах.
Метрики и KPI и Анализ корневых причин — измерять собственную эффективность и устранять повторяющиеся проблемы.

Практические советы#

Выбирайте подход осознанно#

Учебные материалы противопоставляют два края шкалы:

Предиктивный подход. Вы снижаете неопределённость заранее и определяете решение до начала разработки. Это даёт максимум контроля и минимальный риск построить не то. Выбирайте его, когда требования можно узнать заранее, когда ошибка обойдётся очень дорого (юридические последствия, безопасность, деньги) или когда позже до заинтересованных сторон будет трудно добраться. Документация обычно формальная, по шаблонам, а работа идёт в рамках определённых фаз.
Адаптивный подход. Вы признаёте, что итоговое решение неопределённо, и поставляете ценность короткими итерациями, учась на обратной связи. Выбирайте его, когда решение ещё предстоит найти или когда что-то улучшают шаг за шагом. Информацию собирают в тесном взаимодействии внутри команды, а не через формальные документы.

Оба подхода можно сочетать в одной инициативе, а изменение бизнес-среды может заставить перепланировать работу. Например, в «Мастерской» (вымышленной сети из 12 веломастерских) оплату и данные клиентов в онлайн-записи можно вести предиктивно: правила известны, а ошибки обходятся дорого. Экраны бронирования и тексты уведомлений можно вести адаптивно: пока никто не знает, что клиентам окажется удобнее.

Оцените объём работы по факторам сложности и риска#

Учебные материалы перечисляют факторы, которые стоит проверить, прежде чем брать на себя обязательства по плану:

Сложность: масштаб изменения, число заинтересованных сторон и аналитиков, число затронутых бизнес-областей и систем, географический и культурный разброс, техническая сложность.
Риск: опыт аналитика и его знание предметной области, насколько хорошо заинтересованные стороны умеют формулировать свои потребности, их отношение к изменению, сколько времени они могут уделить, заранее навязанные фреймворки и организационная культура.

Решите, какие атрибуты требований отслеживать#

Для задачи 3.4 заранее договоритесь, какие атрибуты будут у каждого требования. Часто используют: уникальный идентификатор, автор, владелец, источник, приоритет, срочность, сложность, стабильность, статус и риски. Отслеживайте только то, чем кто-то действительно будет пользоваться: каждый лишний атрибут — это работа по его поддержанию.

Измеряйте собственную аналитическую работу#

Для задачи 3.5 учебные материалы предлагают такие показатели: удовлетворённость заинтересованных сторон анализом, доля переделок из-за требований, число пропущенных требований, стабильность объёма спринта и число дефектов. Принимая меры по результатам, помечайте каждую из них как предупреждающую, корректирующую или улучшающую — так видно, лечите вы симптомы или причины.

Держите план лёгким и живым#

План аналитической работы — рабочая договорённость, а не документ, который подписали и забыли. Возвращайтесь к нему, когда меняются границы, команда или бизнес-контекст, а также после каждого крупного обзора того, как идёт анализ.

Источники и что почитать#

IIBA. A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK® Guide), version 3. International Institute of Business Analysis, 2015. Рус. изд.: Руководство к своду знаний по бизнес-анализу (Руководство BABOK®), версия 3.0. Гл. 3 «Планирование и мониторинг бизнес-анализа».
Учебные материалы по бизнес-анализу (практические примеры и шаблоны): карточки задач к главе 3; слайды курса по планированию и мониторингу (предиктивный и адаптивный подходы, факторы сложности и риска, атрибуты требований, KPI бизнес-анализа).